O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que permite converter papel em imagem e armazenar, organizar e acessar documentos digitalmente.
O sistema pode ser aplicado a qualquer tipo de documento e permite que a empresa gerencie as informações contidas neles de forma rápida e automatizada, reduzindo custos e a necessidade de espaço físico para arquivar papéis importantes.
O processo de implantação do GED é composto por cinco fases, que vão desde a preparação dos documentos até a disponibilização dos arquivos em um banco de dados, são elas:
- 1 – Preparação:
Consiste na padronização e organização dos documentos que serão digitalizados. Nesta etapa, são retirados clips e grampos, e os documentos são separados por lotes; - 2 – Digitalização:
Depois de organizados, os documentos em papel passam por scanners de alta resolução e são transformados em imagens digitais; - 3 – Indexação:
Nesta etapa, os documentos são organizados e agrupados de maneira lógica para facilitar o acesso dos usuários; - 4 – Conferência:
Os documentos digitalizados e organizados são checados em relação à qualidade da imagem e a integridade das cópias; - 5 – Disponibilização:
Os documentos digitalizados são disponibilizados aos usuários para arquivamento e consulta.
- O GED simplificado é a escolha certa para quem quer implantar o gerenciamento eletrônico de documentos em pequenos projetos, a custos mais baixos e, como o próprio nome já diz, de maneira simplificada.
- O processo consiste na instalação de equipamentos na sede do cliente e na implantação do sistema de acordo com as necessidades dele, seguindo as mesmas etapas de digitalização, conferência e disponibilização do GED comum.
Além dos benefícios descritos no texto acima, ressaltamos alguns fatores estratégicos que podem facilitar o entendimento desse serviço inteligente:
- Agilidade na busca por documentos;
- Melhoria nos processos dos diversos departamentos;
- Liberação de área útil no espaço físico da empresa;
- Solução modular e flexível, que se adapta às suas necessidades;
- Elimine o desperdício de tempo e custos com documentos.
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